Los jerarcas del Poder Judicial han informado al público que casi el 65% de los casos que se atienden en los tribunales corresponden a cobros judiciales. En estos procesos, el juez emite la orden de embargo y se empieza a aplicar antes de que se notifique al deudor.
Al patrono esta información le llega en un documento llamado Oficio para el trámite de embargo o captura, emitido por el despacho judicial, y rara vez llega mediante una notificación judicial formal. Lo más frecuente es que llegue por correo electrónico, por mensajería, por gestión del acreedor o de la empresa de gestión de cobros, notificado por un notario autorizado, etc.
Una vez recibido el oficio, el patrono debe empezar a aplicar la retención correspondiente, con el cálculo que la ley prevé para estos casos. Si tiene dudas sobre la validez del documento, puede consultarlo en el despacho respectivo. Negarse a aplicar el embargo puede considerarse un desacato a la autoridad y acarrear la imposición de fuertes multas.
El Oficio para el trámite de embargo indica un monto denominado suma embargable. Este monto es una fotografía de la deuda a la fecha de emisión del oficio, pero no necesariamente refleja el monto real de la deuda. Puede ser que, a través de la liquidación de intereses que hace el acreedor cada cierto tiempo, esa suma embargable aumente con el transcurso del tiempo.
Por esa razón, la suma embargable no es un indicador válido para cesar las retenciones y puede ser un error suspenderlas cuando se cubre dicha suma. La decisión de suspender la aplicación del embargo es exclusivamente del Juzgado. No es una decisión del patrono ni del trabajador: es exclusivamente del Juzgado, se haya alcanzado o no la suma embargable.
Debemos recordar que el proceso de cobro judicial es entre el trabajador y su acreedor, y el patrono no es parte de este. No puede actuar a nombre del trabajador. Su papel se limita a cumplir la orden de aplicar o suspender los rebajos, rendir cuentas al despacho o advertir, por ejemplo, cuando no es posible aplicar el embargo y explicar el motivo. También puede hacer consultas al despacho sobre si procede o no hacer los rebajos, para contar con respaldo por escrito.
Cuando el patrono interviene en el proceso, además, debe hacerlo mediante un escrito formal, suscrito por el representante legal de la empresa, aportando personería, indicando un lugar para notificaciones debidamente registrado ante el Poder Judicial y presentándolo al despacho, ya sea de manera física o a través del Sistema de Gestión en Línea del Poder Judicial.
Cuando el trabajador considera que la deuda ya está pagada, que no procede la aplicación del embargo o que la deuda o los intereses están prescritos, sí puede intervenir en el proceso como parte de este. Para que se deje de aplicar el embargo, debe solicitarle al juzgado un documento oficial en el que se informe al patrono que debe suspender su aplicación. Para ello, necesitará el patrocinio de un abogado.