Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y en comandita simple tendrán hasta el 3 de diciembre de 2027 para cumplir con la obligación.
El Registro Nacional habilitará a partir del 20 de setiembre el Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos (ACE), una plataforma que permitirá a representantes legales de sociedades inscribir, modificar o rectificar directamente el correo electrónico destinado a recibir notificaciones judiciales y administrativas.
La Junta Administrativa del Registro Nacional aprobó la implementación del sistema el 24 de agosto mediante el acuerdo J286-2026, según informó la Dirección General de la institución en la circular DGL-003-2026, firmada por el director general, Agustín Meléndez García.
La herramienta permitirá cumplir con las disposiciones de la Ley 10.597, que estableció el correo electrónico como medio obligatorio de notificación para las sociedades mercantiles, y de la Ley 10.962, que creó un mecanismo gratuito y expedito para registrar esa dirección electrónica.
La obligación alcanza específicamente a las sociedades en nombre colectivo, sociedades en comandita simple, sociedades de responsabilidad limitada y sociedades anónimas. La Directriz DPJ-002-2026 del Registro de Personas Jurídicas señala que no procede inscribir un correo electrónico bajo este régimen para sociedades civiles, empresas individuales de responsabilidad limitada, asociaciones constituidas bajo la Ley 218 ni fundaciones reguladas por la Ley 5338.
La excepción corresponde a asociaciones extranjeras y sucursales o sociedades extranjeras cuyos apoderados no tengan domicilio en Costa Rica, casos en los cuales también deberán establecer una cuenta de correo electrónico para cumplir con la normativa.
Las sociedades mercantiles que todavía no tengan registrado un correo electrónico dispondrán hasta el 3 de diciembre de 2027 para incorporarlo. A partir del día siguiente, el Registro de Personas Jurídicas no inscribirá ningún documento relacionado con una sociedad que incumpla esa obligación y consignará el defecto correspondiente.
El servicio ACE estará disponible en la sección de servicios en línea del sitio web del Registro Nacional. Los representantes legales inscritos y vigentes podrán ingresar mediante una firma digital certificada y realizar directamente el trámite.
La plataforma mostrará automáticamente las sociedades en las que la persona figura como representante legal, para que pueda seleccionar individualmente aquella sobre la cual pretende realizar el movimiento. Posteriormente, el sistema generará una declaración jurada electrónica que deberá firmarse digitalmente y asignará las citas correspondientes para completar el trámite, además de permitir la descarga de un comprobante.
Los trámites realizados por medio del ACE estarán exentos del pago de timbres, tasas, impuestos, derechos registrales y otras cargas fiscales hasta el 3 de diciembre de 2027 y tampoco requerirán publicar un edicto en el diario oficial La Gaceta.
La dispensa de publicación del edicto aplica específicamente a las solicitudes tramitadas mediante declaración jurada en el sistema de autogestión. Cuando la incorporación o modificación del correo se gestione mediante escritura pública o protocolización de un acuerdo societario, deberá tramitarse la publicación correspondiente en La Gaceta.
La exención tributaria también alcanza hasta el 3 de diciembre de 2027 a las solicitudes realizadas mediante escritura pública o protocolización, siempre que la incorporación o modificación del correo electrónico sea el único acto solicitado. Si el documento contiene además otras reformas societarias, estas deberán pagar los tributos que correspondan.
A partir del 4 de diciembre de 2027, las solicitudes relacionadas con el correo electrónico deberán cancelar ₡2.000 por concepto de arancel del Registro Nacional, ₡275 por timbre del Colegio de Abogados, ₡20 por timbre del Archivo Nacional y ₡5.000 por timbre de Educación y Cultura.
El Registro Nacional mantendrá además la posibilidad de realizar la gestión mediante la vía notarial tradicional. Las sociedades podrán solicitar la inscripción o modificación del correo mediante escritura pública o mediante la protocolización de un acuerdo adoptado en asamblea o reunión de socios o cuotistas.
La directriz permite que comparezcan para efectuar el trámite el representante legal de la sociedad o un apoderado general o generalísimo, según las facultades que posean. Los representantes también podrán nombrar apoderados para efectuar la gestión cuando tengan atribuciones para otorgar ese poder.
Las sociedades deberán además mantenerse al día con las obligaciones que correspondan en materia del impuesto a las personas jurídicas, Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, Caja Costarricense de Seguro Social y Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, según establece la Directriz DPJ-002-2026.